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疫情期间提倡网上办公,老板们看看这些好用的远程工具...

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发表于 2020-2-17 11:19:44 | 显示全部楼层 |阅读模式

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新型肺炎疫情期间,国务院办公厅发文:适当延长春节放假时间,提倡在家上班网上办公,减少人群聚集,杜绝病毒感染。下面介绍一下能提高在家办公效率的一些远程工具和远程办公平台,供大家参考选用。注:有部分比较好用的国外工具,因为监管原因,在国内不能使用,这里就不再赘述了。远程办公本来是基于网络和工具的不断进化,带来的一种更先进的团队协作模式,这种模式可以突破地域限制,帮助组织面向全球招揽合适的人才,同时也有助于降低办公成本。万万没想到在今天这个特殊时期被大家反复提起,在目前的情况下,启动远程办公,减少聚集接触,确实有助于疾病传播的控制。但远程办公并不是适合所有人,工具选择也各有偏重,我们基于过往的经验,盘点一些协作工具的相关内容,希望能给大家一些指引和帮助。

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 楼主| 发表于 2020-2-17 11:25:09 | 显示全部楼层
企业高管对远程工作最担心的两个问题:
  1、员工在家工作效率低,或者不努力工作偷懒怎么办?
  2、很多工作需要同事之间协同完成,沟通、协同、会议如何进行?
  现在来说说第一个问题,如果让员工在家上班,那肯定要对员工进行远程管理,靠员工自觉那是不靠谱的,不可能所有员工都那么自觉的。小蜜蜂远程办公平台很好的解决老板们最担心的问题。
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 楼主| 发表于 2020-2-17 11:29:30 | 显示全部楼层
小蜜蜂办公软件具有以下功能:
  1.快速查看员工迟到、在线、早退、离线情况
  2.快速掌握员工应用占比
  3.了解员工工作时间统计
  4.员工异常状态
  直播回放
  1.通过直播,员工与企业实时共享工作信息,发现问 题立即反馈、立即调整。
  2.支持多种直播布局组合,提升协同效率
  3.通过回放查看工作记录,为以后工作提供参考
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 楼主| 发表于 2020-2-17 11:33:19 | 显示全部楼层
小蜜蜂在效率管理方面也做得很细致:
  1.个人效率,通过个人效率了解个人工作时长,查看应用占比,了解时间分布情况
  2.团队效率,快速了解团队每一位员工的活动时间、静止时间,生成工作时间报表
  3.应用分析,查看员工所使用软件的应用占比,了解使用的进程时间
  4.时间分析,可以在时间管理内查看某个时间段内的活动时间,静止时间;可以快速了解在某个应用上所花费的时间;还可以看到应用top排行数据以及应用时间分布
现在来说第二个问题,同事之间如何沟通协作?这就必须要选用好得协同工具了。为了方便大家快速定位,我们将远程工作中的几个关键需求分拆为即时沟通、文档协作、任务看板、文件传输、会议讨论五个部分。
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 楼主| 发表于 2020-2-17 11:37:45 | 显示全部楼层
即时沟通
  即时沟通主要是 IM 文字类的通讯工具,用于必要的线上沟通。当然,最简单直接的就是微信拉群,但因为微信会与私人信息混淆,且文件容易失效,所以只适合临时应急,不推荐团队长期使用。
Slack
  放眼全球,目前最优秀的团队即时沟通工具依然当属 Salck, Salck和小蜜蜂远程办公也都是目前增长最快的 SaaS 创业公司。它的特点是优秀的分组(频道)管理功能,就好像把线上沟通分成了不同的小会议室,可以选择开放或私密,灵活管理。在聊天功能和界面上也有大量的创新,表情回复可以避免无效刷屏,嵌套回复也是将信息归类,可以让其他人更完整地看到某一个话题的讨论。Slack 最强大的还是开放的机器人系统,可以通过其他工具的开放接口,自己定制不同的 bot,自动在对话框里推送任务、数据等通知,配合自定义的消息推送机制,实现高效的团队沟通。很多公司选择付费使用 Slack ,因为 Slack功能体验是非常优秀的。问题主要在于中文化和网络互通稳定性不够好,如果团队没有这方面的障碍,可以好好研究利用。
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 楼主| 发表于 2020-2-17 11:44:29 | 显示全部楼层
QQ / TIM
  为啥推荐 QQ 呢?作为最早从 PC 客户端演进过来的通讯工具,QQ 保留了大量适合协作的功能,比如大文件传输、稳定的多人通话、屏幕共享演示、聊天记录漫游等,这些都是团队沟通中常用的功能,QQ 不仅在功能上比微信全面、完善,每个功能点的完成度也很高。可能有不少人都已经放弃 QQ,但其实它的功能一直在优化,对于以沟通需求为主的团队来说,可以重新去下载试试。当然,基于 QQ 为企业打造的 TIM 也是不错选择,有在线文档、日程管理的支持,但不知道维护情况怎样,毕竟算是比较边缘的项目,投入资源应该相对有限。
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 楼主| 发表于 2020-2-17 19:48:29 | 显示全部楼层
 文档协作
  文档协作主要是针对规划解析、会议纪要、合同条款等内容的在线预览和讨论需求,由于内容量比较大,不适合在即时聊天工具里面沟通,需要单独的协作工具来解决。传统模式就是 Word 里面的批注功能,需要保存不同版本的文件,传来传去。
Notion
  近两年异军突起的文档协作工具,Notion 跟 Slack 有些类似,都是以某一个功能为中心,进行其他功能的聚合。除了基本的文档笔记功能,官方提供的使用模板就更多了:团队 Wiki、待办事项、笔记和草稿、设计规范、阅读清单、每周议程、团队日历……甚至是路线图,你都可以在 Notion 里完成。正如官方给它的定义:一款「将笔记、知识库和任务管理无缝整合的协作平台」。正是因为 Notion 模版的开放性,以至于我派的开发团队,完全使用它进行产品开发的项目管理了。当然,作为功能丰富的海外工具,Notion 的使用门槛也偏高,除了中文本地化,也需要对 Wiki 知识库、任务管理等工具有一定的了解,才能更好的驾驭它。
石墨文档
石墨作为老牌的在线文档工具,也是我派一直在用的产品,主要是设计比较简洁,功能又基本够用。除了编辑器的稳定性,石墨文档主要是权限设置功能比较丰富,可以向陌生人分享阅读和编辑权限,也可以设置密码访问,适合不同的需求和场景。同时支持 Word、PDF 格式的导出,可以在在聊天和邮件中便捷发送。文档工具其实并不好做,光多人同时编辑的稳定性就非常考验技术支持能力,而一旦出现 Bug,数据丢失,后果也非常严重。石墨在各个浏览器打开,协作编辑能力都比较稳定,值得信赖。
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 楼主| 发表于 2020-2-17 19:57:38 | 显示全部楼层
WPS Office
WPS 目前应该是国内兼容微软 Office 做得最好的产品,近两年界面设计也更加简洁,还推出了团队协作功能。云文档默认为每位用户提供了免费的 1GB 云存储空间,不仅支持实时同步、查看编辑记录,还支持全文检索、历史版本等功能,可以在所有支持标准 HTML5 浏览器上登录 WPS 账号后,在任何场景下实现全平台创作。对于标准文档比较多的团队,比如合同、表格等文件,可以尝试用 WPS 来协作试试,相对 Office 协作来说,免费使用门槛比较低。
iWork 套件
如果团队成员都是 Mac 电脑,其实 iWork 套件也提供了不错的在线协作功能。而 iWork 其实是首要保证文档的一致性,在不同的设备上都能保持一致,而且不需要使用者自己去调整,所以限制了一部分编辑功能(例如自动生成目录),也放弃了离线功能。再辅以之前提到的在「批准与修改」中的「接受或拒绝」修改的功能,尽可能避免了文档冲突这种烦心的情况出现。
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 楼主| 发表于 2020-2-17 20:04:57 | 显示全部楼层
任务看板
看板是团队协作中,对个人任务的另一种呈现形式,可以按照不同的项目或者流程来定制看板,查看进度,是在即时沟通和文档协作之后的进阶能力。
Trello
应该算是看板工具的鼻祖,以看板为主的项目和任务管理工具,同样简洁易用,且大部分功能是免费的,我派也在很早就启用 Trello 进行选题管理和稿件排期。它的特点是可以根据行业的需求进行工作流的灵活定制,包括市场营销人员、项目规划师、软件开发者、高校老师、人力资源经理、婚礼策划师、全职父母,还有旅游规划师等等,都在根据自身需求来个性化地使用 Trello 这一可视化工具。
Teambition
Teambition 是本土工具中,接近 Trello 功能又比较多的工具产品,发展了很多年之后,已经被阿里收购。本土工具的优点就是中文化和响应速度都很好,我派主要用来做目标管理和商务流程管理。它的特点是创建项目时提供了 40 多种模板,涵盖了产品研发、市场营销、行政人事等多个方面,每个模板都有已经划分好的任务流程,只要找到合适的项目就能快速创建项目并设置好任务列表。
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 楼主| 发表于 2020-2-17 20:12:12 | 显示全部楼层
文件传输
主要针对视频、批量图片、程序等大体积文件的存储和传输,也是团队协作常见的需求。
坚果云
坚果云是国内较早的文件同步服务,定位更偏向于办公和团队协作。这意味着它需要在连接的速度、稳定性,以及整个系统的设计上做出足够的努力。
坚果云的核心优势在于同步盘功能和文件共享,无论将其用于重要文件夹的存档和云同步,还是和同事们之间分享大文件,坚果云的表现都很亮眼。
奶牛快传
奶牛快传 是近两年起步的网盘工具,非常适合进行大文件线上分享。它不需注册就能直接上传和下载文件,最关键的是,上传下载速度都非常快,完全不限速,也不限制文件体积大小。它的移动网页版和 iOS 客户端还支持直接预览多媒体文件,免除反复下载的痛苦。如果你经常需要和他人快速共享文件,特别是大文件,奶牛快传一定可以满足你的需求。
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